Verklaring over het gebruik van klantgegevens voor orderafhandeling

Verklaring over het gebruik van klantgegevens voor orderafhandeling

Deze verklaring beschrijft hoe classiccredenza persoonsgegevens gebruikt wanneer een consument de Shopify-webshop bezoekt, een account gebruikt, een bestelling plaatst, betaalt, een meubellevering ontvangt of contact opneemt over een bestelling, retour, terugbetaling, transportschade, ontbrekend onderdeel of productprobleem.

Het uitgangspunt is doelgebonden en beperkt gebruik. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor zover zij nodig zijn om de door de klant gevraagde winkelhandeling uit te voeren, de bestelling administratief correct af te handelen, de betaling en levering mogelijk te maken, een retour of terugbetaling te verwerken, een productprobleem te behandelen, de webshop te beveiligen of te voldoen aan noodzakelijke administratieve verplichtingen.

Klantgegevens worden niet verkocht, verhuurd of voor een niet met deze werkzaamheden samenhangend commercieel doel verstrekt.

Voor de uitvoering van een bestelling kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

- naam;

- e-mailadres;

- telefoonnummer wanneer dit voor contact of levering nodig is;

- aflever- en factuuradres;

- bestelde artikelen en aantallen;

- bestelnummer en orderstatus;

- prijs-, betaal- en terugbetalingsgegevens;

- transactiereferentie en betaalstatus;

- verzend- en trackinginformatie;

- aantal pakketten of colli;

- communicatie over levering, retour of productproblemen.

Wij vragen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs nodig is voor de betreffende handeling. Volledige kaartgegevens, pincodes of volledige beveiligingscodes worden niet via de normale klantenservice gevraagd en worden niet door ons opgeslagen wanneer deze rechtstreeks door de betaalprovider worden verwerkt.

Bestelgegevens worden gebruikt om de bestelling te registreren, de betaling te controleren, een orderbevestiging mogelijk te maken en de verdere uitvoering van de aankoop te organiseren.

De normale verwerking vóór verzending bedraagt 1-3 werkdagen. Persoonsgegevens die tijdens deze fase worden gebruikt, zijn beperkt tot gegevens die nodig zijn voor ordercontrole, betaling, voorbereiding van de zending en contact wanneer een probleem met de bestelling moet worden opgelost.

Wanneer een betaling niet kan worden bevestigd, kunnen relevante transactiereferenties worden gebruikt om de status bij de betrokken betaalprovider te controleren. Alleen gegevens die voor die concrete controle nodig zijn, worden gebruikt of gedeeld.

Na verzending bedraagt de gebruikelijke bezorgtijd 7-13 werkdagen. Voor vervoer kunnen USPS, DHL Express, UPS of FedEx worden gebruikt.

Om een zending uit te voeren kunnen wij naam, afleveradres, noodzakelijke contactgegevens, verzendreferentie, pakketgegevens en relevante afleverinformatie aan de gekozen vervoerder doorgeven. Bij grote meubels kan een bestelling uit meerdere colli bestaan; de bijbehorende tracking- en pakketgegevens worden daarom per zending verwerkt.

De vervoerder ontvangt geen klantenservice-, retour- of garantiedossier voor zover die informatie niet nodig is voor de concrete transporttaak.

Wanneer een pakket vermist, vertraagd of beschadigd is, kunnen de noodzakelijke verzendgegevens worden gebruikt om de levering bij de vervoerder te onderzoeken. De klant hoeft daarvoor niet meer persoonsgegevens te verstrekken dan redelijkerwijs noodzakelijk is om de betreffende zending te identificeren.

Voor standaardartikelen geldt een retourtermijn van 30 kalenderdagen zonder opgave van reden. Wanneer een retour wordt aangemeld, gebruiken wij de noodzakelijke bestel-, contact- en verzendgegevens om de retourwijze te organiseren en de terugontvangst te controleren.

Bij een terugbetaling worden alleen de gegevens gebruikt die nodig zijn om het juiste bedrag aan de juiste bestelling en betaaltransactie te koppelen. De terugbetaling wordt in beginsel uitgevoerd via dezelfde betaalmethode waarmee is betaald.

Na vrijgave is het bedrag doorgaans binnen 3-5 werkdagen zichtbaar op de oorspronkelijke betaalmethode. De bank of betaalprovider kan voor de technische verwerking een afwijkende termijn hanteren.

Retourgegevens worden niet gebruikt voor een doel dat losstaat van de afhandeling van de aankoop, de noodzakelijke administratie of een concrete product- of betalingskwestie.

Wanneer een klant transportschade, vervorming, een ontbrekend onderdeel, verkeerde levering of een ander productprobleem meldt, kunnen wij naast bestelgegevens ook de door de klant verstrekte omschrijving en relevante foto’s verwerken.

Wij vragen alleen foto’s of aanvullende informatie wanneer deze redelijkerwijs nodig zijn om de oorzaak, omvang of passende oplossing te beoordelen. De klant wordt niet gevraagd om gevoelige of niet-relevante persoonsgegevens te verstrekken.

Wanneer een foto onnodige persoonsgegevens van andere personen bevat, worden die gegevens niet voor een zelfstandig doel gebruikt.

De webshop wordt technisch aangeboden via Shopify. Voor de noodzakelijke werking van de winkel kunnen gegevens die door de klant worden ingevoerd of tijdens de winkelhandeling technisch ontstaan via het Shopify-platform worden verwerkt.

Het gebruik van Shopify verandert niet het uitgangspunt dat classiccredenza alleen die persoonsgegevens gebruikt die nodig zijn voor de werking van de webshop en de uitvoering van de aangevraagde transactie en bijbehorende service.

Toegang tot ordergegevens wordt beperkt tot de functies en personen die deze gegevens nodig hebben voor hun taak.

Persoonsgegevens worden alleen aan een externe dienstverlener doorgegeven wanneer dit nodig is voor een concrete taak, zoals betaling, platformwerking, levering, retourtransport of onderzoek van een zending.

Een ontvanger krijgt niet automatisch toegang tot het volledige klantdossier. De gegevens worden beperkt tot wat voor de betreffende taak noodzakelijk is.

Voor zover een partij persoonsgegevens namens classiccredenza verwerkt, wordt van die partij verwacht dat zij passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen toepast. Wanneer een betaal- of vervoersdienstverlener voor een deel van zijn verwerking zelfstandig verantwoordelijk is, draagt die partij voor dat deel zijn eigen verantwoordelijkheid.

Klantgegevens worden niet openbaar gemaakt en niet gedeeld met willekeurige derden. Interne toegang wordt beperkt tot wat nodig is voor orderafhandeling, klantenservice, betaling, logistiek, beveiliging of noodzakelijke administratie.

Een medewerker of dienstverlener mag klantgegevens niet voor privédoeleinden gebruiken, onnodig kopiëren of buiten de toegewezen taak verspreiden.

Wanneer gegevens op grond van een bindend verzoek aan een bevoegde instantie moeten worden verstrekt, wordt voor zover toegestaan eerst beoordeeld welke informatie daadwerkelijk noodzakelijk is. Er worden niet meer gegevens verstrekt dan de concrete verplichting vereist.

Persoonsgegevens worden niet onbeperkt bewaard.

Accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is, tenzij bepaalde gegevens vanwege een bestelling of administratieve verplichting langer nodig zijn.

Verkoop-, factuur- en financiële basisgegevens worden in beginsel zeven jaar bewaard wanneer deze termijn op de betreffende administratie van toepassing is.

Logistieke werkgegevens die niet meer nodig zijn voor een lopende levering, retour, financiële administratie of geschil worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij niet langer redelijkerwijs nodig zijn.

Klantenservice-, schade-, retour- en garantiedossiers worden bewaard zolang de zaak loopt en daarna maximaal twee jaar, tenzij verdere bewaring nodig is voor een wettelijke verplichting, lopende aanspraak of rechtsvordering. Gegevens die tevens onderdeel zijn van de financiële administratie kunnen onder een langere noodzakelijke bewaartermijn vallen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet meer tot een persoon kunnen worden herleid.

Voor een correcte levering en terugbetaling is het belangrijk dat de klant juiste gegevens verstrekt. Wanneer een afleveradres, naam of andere relevante informatie vóór verzending onjuist blijkt te zijn, kan de klant om correctie verzoeken zolang de orderstatus dit nog toelaat.

Wanneer wij vaststellen dat persoonsgegevens onjuist zijn, corrigeren wij deze voor zover dat nodig en praktisch mogelijk is. Een correctie wordt niet gebruikt om de oorspronkelijke bestelgeschiedenis of wettelijk vereiste administratie onjuist te wijzigen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om onbevoegde toegang, verlies, wijziging of onbedoelde verspreiding van persoonsgegevens te beperken.

Daaronder vallen beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, taakgebonden toegang tot ordergegevens en controle op ongeoorloofd gebruik. Geen enkel digitaal systeem kan een absoluut risico van nul garanderen, maar persoonsgegevens worden niet zonder noodzaak toegankelijk gemaakt.

Wanneer zich een beveiligingsincident met persoonsgegevens voordoet, wordt het incident onderzocht en beperkt en worden de noodzakelijke vervolgstappen genomen.

Een klant kan verzoeken om inzage in persoonsgegevens, correctie van onjuiste gegevens, verwijdering wanneer geen geldige reden voor verdere bewaring bestaat, beperking van verwerking of overdracht van gegevens wanneer dat recht op de betreffende verwerking van toepassing is.

Wanneer een verwerking berust op toestemming, kan die toestemming voor de toekomst worden ingetrokken. Een verzoek om verwijdering betekent niet dat gegevens moeten worden verwijderd wanneer verdere bewaring noodzakelijk is voor een lopende bestelling, terugbetaling, productkwestie, verplichte administratie of rechtsvordering.

Een verzoek kan per e-mail worden ingediend. Wij kunnen alleen aanvullende informatie vragen die redelijkerwijs nodig is om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt. Een privacyverzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld. Wanneer een verzoek aantoonbaar complex is, kan de behandeling binnen de daarvoor geldende voorwaarden meer tijd vergen; de verzoeker wordt daarover tijdig geïnformeerd.

Bij iedere verwerking geldt dezelfde praktische grens: alleen gegevens die nodig zijn voor de concrete winkelhandeling, uitvoering van de bestelling, betaling, logistiek, retour, terugbetaling, productbeoordeling, beveiliging of noodzakelijke administratie mogen worden gebruikt.

Gegevens die niet langer nodig zijn voor een gerechtvaardigd doel worden niet alleen bewaard omdat zij technisch beschikbaar zijn. Evenmin wordt een bestelling gebruikt als algemene toestemming voor een ander, niet met de aankoop samenhangend gebruik van persoonsgegevens.

Voor vragen over het gebruik van klantgegevens of voor het uitoefenen van privacyrechten kunt u contact opnemen met:

Handelsnaam: classiccredenza

E-mail: fastsupportedf@classiccredenza.com

Telefoon: +81 708 322 41 96

Adres: Vowa Rakute 206, 1000-1 Oaza Taguchi Shinden, Komono-cho, Mie-gun, prefectuur Mie 510-1322, Japan

Servicetijden: maandag tot en met vrijdag, 09:00-18:00 Nederlandse tijd. In het weekend en op officiële Nederlandse feestdagen is de klantenservice gesloten.